어떻게 생산성을 올릴까?

애플은 명칭으로 업무용 앱을 분류할 때 '생산성(Productivity)'이란 용어를 쓴다.

생산성이란 단어에는 엄청난 의미가 있다. 북미 주 많은 회사들이 '생산성 향상'을 주요 목표로 삼고 있다. 쉽게 말해 전보다 짧은 시간 안에 좀 더 적은 비용으로 좀 더 많은 양질의 제품을 만들거나 용역을 제공하는 것이 생산성 향상이다.

북미주 경영자는 야근보다는 칼퇴근을 자랑으로 여기고, 직원의 건강 유지를 중요한 과제로 생각한다. 이들이 천사라서? 아니다. 생산성 향상이 경영 능력을 평가하는 지표이기 때문이다. 10개를 만들기 위해 10시간을 일시키는 경영자보다 10개를 2시간 안에 만들도록 하는 경영자가 더 존경 받고, 이 존경은 보통 수익이나 연봉으로 계산된다.

그런데 곰곰히 생각해보라. 남들이 10개를 10시간 동안 만들 때, 2시간 안에 만드는 회사를 다니는 보통 사람들은 얼마나 빠르게 돌아갈지. 

My Desktop by Thomas R. Stegelmann

한국 분들이 북미주 회사와서 흔히 깨지는 사례는 생산성에 대한 이해 부족에서 발생한다. 북미주 대기업에 입사한 A씨 주어진 일을 정규업무 시간에 완수 못해 야근하면, 관리자가 와서 아마 당장 퇴근하라고 할 것이다. '아~ 칼퇴근~ 좋은 회사네~'하고 퇴근을 할 것이다. 그리고 그 다음 평가(review)때 A는 자기 일도 시간 내 못하는 사람으로 찍혀있을 가능성이 높다. 상황에 따라 치명타가 될 수 있는 평가다.

이 때  A가 관리자를 찾아가서 "야근을 해서라도 업무를 완수하겠다"며 강한 기백을 보이면, 아마 해고 통보 예정자 명단에 이름을 올려놓게 될 것이다. 그보다는 관리자에게 업무 시간 내 업무를 완수할 수 있는 생산성 향상 방법을 물어보는 편이 더 현명하다.

시간 내 주어진 업무를 끝내지 못한다는 결국 생산성이 낮다는 의미인데, 야근하겠다는 말은 생산성이 낮으면서도 비용을 더 청구하겠다는 의미로 전달되기 때문이다. 정상적인 회사라면 고비용 저효율 인재를 오래 두지는 않는다. 관리자가 직원에게 기대하는 바는 생산성 향상이지 북미에서는 야근이 아니다.

애플은 결국 많은 사람이 원하는 생산성 향상을 도와주는 도구를 팔겠다고 나선 것이다. 단순히 '사무용'이나 '업무용'으로 분류하지 않고 생산성을 내세운 점도 북미주 직장인이나 경영인이 무엇에 집중하는지 애플은 잘 알고 있기 때문으로 보인다.

나의 생산성을 어떻게 올릴까?

애플도 그렇지만 많은 업무용 앱은 크게 일정표(Calendar)에 중점을 둔 제품과 할 일 목록 정리(To-do List)에 중점을 둔 제품 두 가지가 있다. 솔직히 둘 다 애플에서 제공하는 기본 앱을 써도 유료 앱 못지 않은 효과를 거둘 수 있다.

일정표 관리는 사실 어릴 적부터 배우게 되는 기초 중의 기초다. 누구나 달력에 어떤 날은 무엇을 해야겠다고 표시한 경험이 있을 듯 싶다.

아이맥·아이폰·아이패드 사용자라면 기본 제공되는 아이칼(iCal)을 활용해 쉽게 일정관리를 할 수 있을 것이다. 아이칼은 아이클라우드(iCloud)와 연동되면서 상당히 막강해졌다. 나는 아이칼을 처음부터 쓸 생각을 하지 않고 일정관리에 영험하다는 여러 앱을 가끔 상당한 용돈을 써가며 구입해 사서 쓰기도 했다. 그러나 아이칼을 써보니, 괜한 돈 썼다는 후회가 생겼다. 아이칼 그 자체로 명작이다.
왜 명작인지는 다음에 나누자.

할 일 목록관리(to do list)도 역시 기초다. 어떤 일을 해야 하고, 그 경과는 어떠한지 확인할 수 있는 앱이 할 일 목록 관리다. 일정표 관리와는 조금 차이가 있다. 말이 쉬워 할 일 목록 관리이지만, 여러 사람의 할 일 목록을 관리하면 그 때는 경영으로 불린다.
 
아이폰·아이패드 사용자라면 역시 기본 제공되는 미리 알림(Reminders) 앱 활용을 강력히 권한다. 사실 한국명 '미리 알림'은 중요도에 비해 좀 성의 없는 작명 아닐까 싶다.  아이맥 사용자는 아이칼 한 귀퉁이에 미리 알림 내용을 보이도록 설정(⌘+⌥+T)할 수 있다.

오에스텐(OS X) 라이온의 차기판인 마운틴 라이온(Mountain Lion)에서는 아이폰/아이패드처럼 미리 알림이 따로 분리돼 나올 예정이다. 할 일 목록 관리로 유명한 앱들로는 원더리스트(Wunderlist · 무료), To do ($14.99), Things($49.99) 등이 있다. 

my desk by fensterbme

어떤 일을 해야 하고, 경과가 어찌 되나, 할 일 목록 관리를 하면서 그 일정을 꼼꼼하게 일정표로 정리한다면 자연스럽게 생산성은 높아질 것이다.

사족: 할 일 목록이나 일정에 일상적으로 반복되는 내용은 넣을 필요 없다. 예를 들면 출퇴근 때 대중교통편 탑승 시간이나 취침시간을 아이칼이나 미리알림에 적어놓을 필요는 없는 것이다. 차 타러 갈 시간이나 취침 시간이 됐음을 알리는 알림 기능을 활용하면 된다.

아이폰·아이패드에는 시계 앱에 '알람' 기능이 포함돼 있는데 상당히 쓸만하다. 아이맥은 상대적으로 아이폰·아이패드에 비해 시계 기능이 미약한데, [Date & Time Preferences…] 로 가서 'Clock'갈피에서 시간 읽어주기 (Announce the time) 설정하는 정도가 아이맥 기본 시계기능의 최선인 듯 싶다.  사실 요즘 PC보다는 스마트폰이 더 좋은 알람 역할을 해주지 않나 싶다.