전자우편을 잘쓰는 법을 드디어 씁니다. 요즘 바쁘군요. :) . 
과도한 전문용어, 또는 업계용어 사용은 제가 좋아하는 글맵시가 아닌지라 가급적 쉽게 써보려고 합니다.

전에 글을 읽어두면 앞으로 이야기 이해에 도움이 될 것입니다. 제가 설명하는 방법은 Getting Things Done(GTD)이라는 일처리 방법론을 참고한 것입니다. 좀 더 전문적인 지식을 쌓고자 하는 분은 웹에서 Getting Things Done 또는 GTD에 대해 찾아보시기 바랍니다.

1. 공과 사를 구분하라.

 개인용과 업무용을 구분하지 않고 전자우편 주소를 하나로 통일해서 쓰면 안됩니다. 주소 하나만 쓰면 관리하기 편리할 수도 있지만, 오만가지 이유에서 이런 방식으로 쓰지 않기를 권합니다.  문제점을 수 십개 지적할 수 있습니다. 개인용과 업무용 주소를 구분해서 쓰셔야 합니다. 

전문적으로 보이고 싶다면, 반드시 업무용으로 별도의 누리 주소(domain)를 사서 전자우편을 갖추시길 바랍니다. 무료 전자편지 쓰시면, 아무래도 전문성이 희박해 보입니다. 그리고 누리 주소값에 막대한 비용이 드는 것도 아니구요. 특히 판촉(sales) 분야처럼 신뢰성을 보여야 할 부서라면 온갖 육축도 쉽게 만드는 전자편지는 곤란하죠.

그리고 업무용으로 정해진 주소는 전적으로 업무용에만 쓰셔야 됩니다. 

2. 받는 우편의 쓸모를 구분하라.

전자 우편을 잘쓰는 법, 제1원칙은 우편함에 '새로받은 편지'를 영, zero, 빵으로 만들란 것입니다. 평소에도 편지함을 받으면 내용물을 보고 전단지도 필요에 따라 구분해서 버리지 않습니까? 그 과정을 우편함에도 적용하는 것입니다. 받는 우편물이 많으면 분류하기도 괴롭긴 합니다만... 분류가 일의 시작입니다. 저는 업무용으로 많으면 하루 300통 정도 옵니다. 일단 5종 자료철(folders)을 만들어보세요.

우분투의 전자우편 무른모 에볼루션에 자료철을 나눠놓은 모습.

1) 당장 처리할 것 (Urgent):
당장 처리할 일을 넣습니다. 욕심부리지 마시고, 시간 단위를 봐서 5분, 15분이나 30분이내 처리할 수 있는 일을 여기다 넣어두세요.   보통 진행 중인 일은 깃발표시, 또는 별표 표시해서 진행 중임을 표시해 두세요.

2) 중요도 순으로 처리할 것 (Priority): 당장 처리가 끝나면 우선적으로 할 것입니다. 이 우선적으로 할 것은 또 여러가지로 분류될 수 있습니다.  분류할 때, 당장 처리할 것을 끝내고 잡아야 할 일이 있으면, 혹은 진행중인 일이 있다면 여기서도 별표나 깃발 표시 기능을 이용해 표시해 두세요.

*일감이 많지 않다면, 당장 처리할 것과 중요도 순으로 처리할 것을 단순히 '업무(task)'로 묶어 하나의 자료철에 담을 수도 있습니다.  

*일감이 많다면, 혹은 장기적으로 처리해야 한다면, 중요도 순으로 처리할 것 하부에 과제(project)별로 나눠서 놓을 수 있습니다.

또는 업무 장소가 다양한 분은  업무 장소별로 자료철을 만들어  나눠놓을 수도 있습니다.

다양한 도구나 사람을 써서 업무처리하는 분은 하부에 도구 종류별로 혹은 사람별로 자료철을 나눠 만들 수 있습니다.

이렇게 과제나 장소나, 도구나, 사람별로 업무개요에 따라 나눠놓는 것을 영어권에서는 context라고 합니다. 
 
3) 남에게 넘길 것(Assignment): 받은 업무를 조직원에게 시켜야 할 때가 있습니다. 그런 내용은 이 자료철에 넣습니다. 조직원의 숫자에 따라 하위 자료철을 만들어 관리하실 수 있습니다. 하위 자료철은 보통 이름을 적죠. 하위 자료철이 많을 수록... 출세하신 겁니다. 

4) 참고자료로 보관할 것. (Reference): 응답하거나 시킬 필요없이 나중에 참고할 필요가 있는 편지는 여기다 넣으세요. 하위 자료철로 환급(reimbursement) 영수증이나 급여(wage) 내용도 여기다 정리할 수 있겠네요.

5) 처리한 일들 (Completed Task): 일이 끝난 후 당장처리할 것 또는 중요도순으로 처리할 것, 남에게 넘길 것에 들어있는 일감을 여기로 옮깁니다. 업무가 단순하다면, 그냥 통으로 쓰셔도 되지만, 업무결과를 재고(review) 하실 필요가 있는 분은   연도별/월별/날짜별로 하위 자료철을 연속으로 만들어서 처리하는 방법도 있습니다. 남에게 넘길 것이 있었다면 조직원 별로 폴더를 만들 수도 있습니다. 

이런 나누기(context)는 반드시 이렇게 해야 한다는 이론이 있는 것은 아닙니다. 개인이 가장 효율적으로 볼 수 있게 나누면 됩니다. 사실 검색 기능이 활성화된 무른모에서는 굳이 날짜로 나누지 않아도 검색 조건만 잘 넣으면 쉽게 예전의 업무 내용을 찾을 수 있지요.
 

무시무시한 양반이 한 분 있는데, 이 분은 처리한 일들을 성공과 실패로 나눠 팀원을 관리하더군요. 실패 자료철에 좀 쌓였다 하면... 

6) 버릴 것. (garbage): .이 자료철은 만드실 필요 없이 이미 있는 걸 쓰시면 됩니다. 또 버릴 것이 무엇인지는 다 아시리라고 봅니다만, 포함시킨 이유는 쌓이자 마자 지우는 습관은 업무상 좋은 습관이 아니란 점이 있기 때문입니다.쓰레기통도 시간을 두고, 한번 점검해보고 시간을 정해서 지우시는 것이 좋습니다. 

*만약 원하는 순서대로 자료철이 정렬되지 않거나, 사용 무른모에 자료철 수동 정렬 기능이 없다면, 자료철 이름을 쓸 때 번호를 넣어보세요. 01. Urgent, 02. Priority, 03. Assignment ... 

3.  자동 분류 기능을 활용하라. 

광고우편(spam)이나 못된 균을 품은 우편은 1차적으로 지워야 합니다. 여기서 기억하면 좋을 글쇠가 있으니 쓸모없는 편지(junk mail)를 제거하는 지름길 글쇠(shortcut)입니다. 우분투의 전자우편 관리+일정관리 무른모 에볼루션에서는 'ctrl + j'입니다. 지메일(gmail)에서는 느낌표 (!) 입니다. MS윈도에서는... 찾아보세요. :)  

더 기술력을 갖춘 분들은 거르개(filter)를 씁니다. 각 전자우편 무른모마다 거르개를 쓰는 방법은 조금씩 다르지만, 개념은 같습니다."조건 A에 대해 B로 처리하라"가 보통 거르개의 문법입니다. 예를 들면 A=편지 안에 약광고가 있을 때, B=삭제하라가 될 수 있는 것이죠. 이런 개념을 챙기면 거르개 설정은 쉽게 하실 것이라 믿습니다.   

특히 논리적인 생각을 가진 사람이면 쉽게 씁니다. "만약 우편에 수신자/발신자/내용/제목에 조건A가 있으면 B로 처리하라"는 것이 거르개 기능의 핵심입니다.

거르개 기능은 무른모에 따라 소식규칙(message rules), 내용관리(contents management) 기능으로 불립니다.

지우는 기능 뿐만 아니라 특정인이 보낸 전자우편을 특정 자료철에 정리할 수도 있습니다. 예를 들어 일감을 주는 상사로부터 전자우편을 자동적으로 당장 처리할 것으로 보낼 수도 있습니다. 혹은 업무상 구독하는 전자우편을 참고로 보관할 것으로 보낼 수도 있습니다. 

4. 스스로에게 편지를 써라.
스스로에게 업무를 글로 정리해서 자신과 타인에게 업무를 실체화 시키는 습관이자 능력도 중요합니다.

무슨 소리냐면 글로 제대로 표현 못하는 업무라는 것은 존재하지 않는 업무나 마찬가지입니다.  업무의 성격과 방향을 글로 명확하게 , 간단명료하게 정리할 줄 아는 사람이라면, 영어권 기업에서는 소위 우리말로  짱먹기 좋습니다. :) 유능한 상사라면 무조건 '알아서 해'가 아니라 방향과 성취목표는 분명히 제시한 후 '그 길은 네가 합법적 테두리 안에서 알아서 하거라' 하겠지요. 

업무용 편지에는 업무를 처리할 업무 진행자 또는 팀, 업무 개요와 성취 목표, 마감 요청 시간이 포함돼야 합니다. 타인에게 발송할 때는 참고인으로 본인을 넣어서 스스로 전자우편을 받은 후, 일단 남에게 넘길 것으로 분류해 두시기 바랍니다. 
 

자~ 다음에는 전자우편 내용에 관해 글을 써볼까 합니다. 요즘 바빠서 언제 다 쓸지 모르겠네요.



신고
  1. Favicon of http://goodmanner.tistory.com BlogIcon 굿매너 2011.02.01 03:46 신고

    감사합니다. 도움이 많이 되는군요. 역시 글로써 생각을 표현하고 더 나아가서 다른 사람을 이해시키는 것은 대단한 작업이라는 생각입니다.
    다음편도 기대해봅니다.

    참, 글 내용중 일부를 제가 사용해도 될까요? 사무실에 붙여놓고 싶군요~ ㅎㅎ

    • Favicon of http://myubuntu.tistory.com BlogIcon Mike Sierra 2011.02.01 12:20 신고

      댓글 감사합니다.
      글 일부를 쓰고자 하신다면, 출처를 표시해 주신다면 환영입니다.

+ Recent posts