바빴습니다. 전자우편 활용법 3번째 이야기를 좀 묵혀놨다가 탈고합니다.


개인용도로 전자우편을 쓰실 때는 제가 하는 얘기를 적용할 필요 없습니다. 업무에서 전자우편을 쓰겠다면 제 글이 도움될 수도 있겠습니다. 아마 근무 경험이 좀 있으신 분은 기초적인 얘기라 생각하실 듯 싶습니다.


1. 공짜 전자우편 주소, 업무용으로 쓰지말라

이전 글에서도 강조했지만, 가끔 업무용으로 지메일(gmail)이나 핫메일(hotmail) 쓰는 분들 있습니다. 이들 공짜 전자우편이 편하기는 하지만, 기업이나 단체를 나타내기에는 전문성이 부족해 보이기 때문에 좋은 발상이 아닙니다. 그림광고쪽이 뒤에 붙어서 날아오는 한국의 무료 전자메일도 별로입니다. 

닷컴(.com) 가격과 유지비용은 비싸지 않습니다. 원화로 연 1~2만원 정도면 닷컴을 사서 쓸 수 있고, 회사의 격을 갖추기 위해 그 정도 투자는 생각하는 것이 좋습니다. 영세한 회사나 단체더라도 크게 성장할 포부가 있다면 닷컴이나 단체라면 닷오그(.org)를 쓰실 것을 강력히 권합니다. 


2. 서명을 넣어라

서명(Signature) 기능을 꼭 활용하십시오. 전자우편 내용 뒤에 이름, 직위, 회사명, 연락처(이메일, 전화번호)를 자동으로 붙여주는 기능입니다. 전자우편의 서명 기능을 명함으로 봐도 무리는 없을 것입니다.
이메일을 보내는 내가 누구다라는 것을 분명히 해주는 것이지요.

서명을 그림으로 만드는 분도 있는데, 똑똑한 전화기(smart phone)에서 받아보기 쉽게 그냥 문자(plain text)로만 만들기를 권합니다. 그림 서명은 스팸 거르개(filter)에 막힐 때가 종종 있습니다.

왜 서명이 필요하냐면...
상대방에게 당신이 누구냐를 간단하게 알려줍니다. 자기소개를 하는 수고를 줄일 수 있습니다.
대체연락수단- 전화번호나 주소-을 제공해서 연락을 못받는 상황을 줄일 수 있습니다.


3. 인사하고 용건을 꺼내라.

전자우편을 너무나 간단하게 보내는 분들 있습니다. 성의의 문제지요.
"님. xx에 대해 연락주세요."

인사도 없고, 서명도 신원을 밝히는 문구도 없으니, 누가 왜 이런 편지를 보내는지 모를 일입니다.
모르는 사람에게 업무시간을 쓰기는 어렵죠. 스팸 편지문구보다도 못한 업무용 메일은 대부분 무시당합니다.

이메일에 아래 내용은 꼭 들어가야 최소한 업무용 전자우편 대우를 받습니다.

수신자를 지칭하는 인사
용건
회신 요망여부
맺음 인사

길게 쓰란 얘기가 아닙니다. 제가 오늘 받은 이메일 내용 하나를 소개하지요.

Hi, 마이크 시에라 (인사)
Just wanted to make sure you received this – are you interested in attending ****** for the first ***** in the Lower Mainland in Richmond on Wednesday?  (용건)
Thanks and I look forward to hearing from you. (회신 요청)
Best regards, Carolyn (마무리 인사)

이처럼 내용이 간단해질 수 있는 이유 중 하나는 캐롤린씨는 초대장을 붙여놨고, 또 서명을 통해 직책/연락처/회사를 일목요연하게 소개하고 있기 때문입니다.

우리글로도 마찬가지 쉽게 쓸 수 있습니다.

안녕하십니까? *** (인사)
리브레오피스, 라이트의 자동고침(AutoCorrection) 기능이 제대로 작동하지 않습니다. 수정 방법이 있는지 한 수 가르쳐 주십시오. (용건)
미리 감사드리고, 수정 방법에 대해 답신 부탁드립니다. (회신요청)
마이크 시에라 올림 (마무리 인사)

제 경험으로 동서양을 막론하고 배운 사람은 배려를 예의의 틀에 담아 전달합니다.


4. 전자우편에만 의존하지 말라.

전자우편이 배달됐지만 제대로 읽지 않는 사례는 매일 발생합니다.

정말 중요한 자료나 소식을 전해야 한다면 먼저 전화를 걸어 전자우편을 보내겠다고 예고하거나, 받아보셨느냐고 확인하는 과정을 거쳐야 합니다.

청구서를 보내는 등 수신확인이 필요한 업무가 있을 때는 전자우편 무른모 기능 중에 '상대방 수신확인' 기능 쓰는 것이 좋습니다.

단 상대방이 수신확인을 안해주는 경우도 있고, 해줬다고 해도 내용이 제대로 전달되지 않는 때 (즉 내용을 제대로 읽지도 않는 때)가 있기 때문에 중요한 내용을 전달해야 한다면 전자우편에만 의존하지 않아야 됩니다. 확인 절차를 거치는 것이 좋습니다.

제가 아는 한 단풍나라 회사는:

1) 먼저 연락을 취하려는 회사로 전화를 걸어서 전자우편을 받아야 할 담당자를 확인해서 이메일을 보냅니다.

2) 발송 2~3시간 후 전화를 걸어 읽어봤는지 묻습니다. 읽지 않았다면, 보낼 내용 개요를 소개하고, 이메일 주소를 확인해 다시 보내겠노라 합니다.

3) 메일을 다시 보낸 후, 10분 이내에 받으셨습니까? 읽어 주셔서 감사합니다라는 전화가 옵니다.

저는 업무용 이메일로 하루 수백 통이 오는데, 그 회사 이메일은 읽을 수 밖에 없고, 업무를 진행할 때 고려 대상이 됩니다. 일단 그 회사 쪽에 일감 밀어줬으면, 저는 그 회사의 경쟁사를 도와줄 순 없게 됩니다. 자원은 제한 돼 있으니까요.

덧붙임: 위에 말한 회사의 기술이 기가막힌 점이 하나 더 있는데, 제가 회의/기획업무에 들어가는 시간 기준으로 한 30분 전에 연락을 취해온다는 점입니다.
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