전자우편 무른모에는 왜 일정관리 기능도 있을까?

전자우편을 주거니 받거니 하는 편지함 무른모 중에는 일정관리 기능을 함께 갖춘 것도 많습니다. 그런데, 의외로 편지함은 잘 쓰지만 일정관리는 잘 안쓰는 분이 많더군요.

한국에서는 편지함 기능을 하는 무른모와 일정관리 기능을 하는 무른모를 따로 쓰는 경우도 많은 듯 싶고, 각각 다른 기능으로 생각해 개발하는 듯 합니다. 물론 영어권에서도 오로지 편지함 기능을 하는 무른모도 있기는 하지만, 그러나 그런 관점에서 업무용으로 무른모를 만들면 바쁘게 사는 사람들, 특히 직장인에게는 외면 당합니다.

편지함과 일정관리는 별 상관없어 보입니다만, 서양 사무실 문화를 보면 둘이 짝을 이루는 것은 매우 자연스러운 것이란 점을 알게됩니다. 아니, 짝이 아니라, 원래 편지함과 일정관리는 하나였지요.

사무실에서 쓰는 편지함의 원형은 이렇습니다.

출납서류대(in out tray)라고 부르는 물건인데, 각자 책상에 놓여있습니다. 보통 위 칸에는 할 일 서류를 쌓고, 아래 칸에는 처리 한 일 서류를 쌓습니다. * 그냥 탁상 서류대(desktop tray)라고도 부르지만, in out tray가 개념을 더 명확히 전달할 듯 싶습니다.
보통 서양 사무실에서 일감은 편지와 함께 아침시간대에 출납 서류대 위 칸에 배달 됩니다. 보통 인턴사원들이 이런 일감과 편지를 나르는 일을 합니다.

관리자급 되면 위 칸에 쌓이는 서류가 어마어마할 수도 있습니다만, 요즘은 사무자동화와 종이없는 사무실(paperless office)문화를 추구하는 추세에 따라  전자우편(email)로 처리하기 때문에 과거와 같이 전설적으로 쌓이는 사례는 어지간한 사무실 아니고서는 보기 힘들지요.

그림처럼 출납 서류대를 일체형도 쓰지만, 업무가 많은 사람은 '입(in)', '출(out)'로 나눠 대나 상자를 따로 두거나, 2단 서랍을 입출로 나눠, 혹은 3단 서랍을 입, 진행중(in progress), 출로 나눠 처리합니다. 이런 출납 서류대 안써보신 분은 당장 써보세요. 효율이 달라집니다.

학생들도 공부할 것을 책상 왼쪽에 '입'에 쌓아둔 후,  오른쪽에 '출'로 하나 씩 밀어내기 해보세요. 진도가 눈에 보여요. 공부하는 기분 납니다.(약장수 같은 기분. ㅋㅋ) 평소 공부못하는 분은 이런 방법 쓰면 반에서 중간 쯤으로 급상승은 쉬워요. (8학군 제외일 듯.)

일감이 더 많은 이들은 이렇게도 나눕니다. 사실 책상 왼편을 입으로, 오른 편을 출로 나눠 작업해도 됩니다.

다시 돌아가서 출납서류대의 '입'은 전자우편의 수납철(received folder)에 해당합니다.  출은 발송철(sent)에 해당하구요.

여기서 하나 더. 사람들이 단순하게 일감을 들어오고(in), 끝냈고(out)로만 분류할까요?

실제로는 더 나눕니다. 아까 진행중(in progress)이란 개념을 꺼내놨는데, 일을 하다가 퇴근해야 할 때, 혹은 점심먹으러 가기 전에 하던 일을 책상에 펼쳐두긴 뭐하고 할 때 진행중에 넣어둡니다. 아침에 출근하면, 점심 먹고와서 보통 이 진행 중을 먼저 들여다 봅니다.

그 다음에 '입'에 쌓인 일감을 분류하죠. ▲보통 당장 처리할 일(또는 당장 처리할 수 있는 일)  ▲나중에 처리할 일 ▲남에게 넘겨야할 일(이것이 많을 수록 당신은 권력자) ▲쓰레기(바이애그라 사라는 등)로 분류합니다. 과거에는 이렇게 나눈 것을 보통 서류철(folder)에 담았는데, 이제는 컴퓨터 상의 서류철에 담는 것으로 바뀌었습니다. 또는 업무처리 순서에 따라 '입'에 일감을 배열해 놓습니다. 가장 먼저할 일은 왼쪽에, 가장 마지막 할 일은 오른쪽에 '입'에 쌓아놓고 하는 거죠.

당장 처리할 일이네~ 나중에 처리할이네~ 나누고 행하는 것.  이런 행동을 심화하면 GTD라는 일처리 방법론(Getting Things done)이 등장하는 데, 관심있는 분은 검색해보시기 바랍니다. GTD는 아마 전문가들은 대부분 아실 듯 싶어요.

좀 더 적극적으로 일감을 나누는 사람들은- 혹은 '당신이 한 일 적어내라'고 하는 회사 다니는 분들은 그렇게 나눈 일감을 일정표에 기입합니다.  예전에는 일정을 쓰기 위해 탁상달력(desktop calendar) 많이 썼는데, 이제는 당연히 전자우편 무른모에서 일정표 기능으로 넘어가는 것이지요. 업무지시를 받은 이메일을 딱~ 일정표에다가 가져다 놓으면 자동입력되는 무른모도 있습니다. 

일부 큰 회사에서는 자체 개발한- 혹은 돈을 들여 외주를 줘서 제작한 전자우편+일정관리 무른모로 관리자가 다른 직원의 일정을 확인하거나 지시할 수도 있습니다.

자~ 이만 하면 왜 전자우편 무른모와 일정관리 무른모가 일체형이 많은지 이해가 가실법도 한데... 제 글이 부족하면 이해 못할 분도 있겠고...  내일은- 제가 시간이 되면- 전자우편 무른모를 어떻게 써야 업무효율이 높아질까 좀 얘기해볼까 합니다.