캐나다 사무실에서 기본적으로 쓰는 프로그램: 당연히 엑셀인데 이건 모르지?

엑셀이지. 

거의 대부분 사무직에서 엑셀은 기본이지. 그럼 어느 정도 엑셀을 쓸 줄 알아야할까?

어느 정도 규모가 있는 기업은 업무 체계가 잡혀있고, 엑셀 양식도 당연히 정해져 있어. 대부분은 그냥 데이터 입력(data entry) 정도하면 되고, 입력 양식을 간소하기 위한 data validation 기능에 조금 더 깊이 들어가면 vlookup 기능을 쓸 줄 알면돼.

그리고 기본적으로 필요한 업무 이해

1. 파일 이름: 회사마다 파일 이름이 정해져 있는 경우가 많아. 예컨대 worksheet_V1_2025-03-06.xlsx 즉 예시에서는 문서명_판올림명_날짜로 기록했는데, 이런 형식을 입사 첫날 반드시 물어봐서 메모해둬. 특히 판올림(versioning)은 언제 어떻게 하는 건지 꼭 알아둬. 즉 V1과 V1.1의 차이를 알고 이해하는 거, 생각보다 업무에서 엄청 중요할 수 있어. 

2.  문서 설정: 엑셀 파일을 넘기거나 저장해둘 때, 고정 설정이 뭔지 꼭 확인해. 무슨 얘기냐면 헤더(header)에 들어가야할 내용은 있는지. freeze panes로 고정해둬야 하는 컬럼은 있는지, 데이터에 대한 테이블 적용 여부를 점검해. 아니 당연히 테이블 만들어야지 이렇게 생각할 수도 있는데, 경우에 따라서 csv로 변환해야 하기 때문에 테이블이 필요 없을 때도 있어. 

3.  저장과 나눔: 대부분 회사는 office 365를 사용하면서 자동으로 마이크로소프트 원드라이브(OneDrive)에 저장하게 설정해놓을거야. 그리고 경우에 따라서는 쉐어포인트(SharePoint)로 문서 라이브러리를 만들어서 쓰는 회사도 있어. 쉐어포인트에 올리는 파일은 작업 중이 아닌 일종의 정경화된(canonized) 자료인 경우가 많지. 예컨대 사규라거나, 회계자료 최종판이라거나. 

4. 보안: 회사 밖으로 파일을 유출하거나, 열심히 일한답시고 개인용 컴퓨터에서 회사 파일을 열거나 하면... 경우에 따라서 그걸로 모가지가 날라갈 수 있어. 회사 보안 규정은 꼭 숙지하고.  

엑셀은 캐나다에서도 사무직에게는 길이요 생명이요 진리이니...

말단인데 양식 만들라는 회사??

말단인데, 직접 양식을 만들어야하는 상황이라면 그 도전을 즐기기보다는 사실 다른 회사로 이직을 준비하는 게 나을 수 있어. 양식 함부로 만들었다가 감사(audit) 대상이 되면, 특히 그게 세무관련이라면, 인생 뭐되는 거니까. 특히 용감한 사람들은 인터넷에서 아무렇게나 만들어진 양식을 만들거나 받아 쓰는데... 그거 아주 큰 일 날 수 있어.  즉, 상사에게 넘기라고. 그럼에도 까라면 까야하는 상황이라면 ISO 를 주목해봐.

말단인데 양식 만들려는 용자?? 

마찬가지로 새로 입사해서 새로운 양식을 뚝딱 만들어서 능력 인정받아야지같은 멍청한 생각하지 말고, 회사에서 어떤 양식을 어떻게 사용하고 있는지 먼저 기초부터 빨리 따라 잡으라고. 가끔 비효율적인 거로 보일 수도 있지만, 모든 체계에는 이유가 있는 경우가 많아. 엑셀을 잘 모르는 멍청한 상사가 그 체계의 이유가 될 수도 있지만, 처음부터 상사를 들이받았다간 네 모가지부터 날라가기는 캐나다 회사도 마찬가지야. 프로베이션 기간 동안에는, 최소한 회사에서 사용하는 문서는 확실하게 숙지해둬.  

들어는 봤나 ISO?

전문직이라면 ISO(International Organization for Standardization)를 찾아보고 공부해두는 게 좋아. 업종과 업무에 따라 어떤 데이터를, 경우에 따라 어떤 형식으로 기록해야하는가를 알려주거든. 일단 누구에게나 해당하는 ISO 8601부터 적용하자구. 그게 뭐냐고? 날짜/시간 표시법이야. 간단히: YYYY-MM-DD . 즉 2025-03-06 으로 표시하는 거지.  품질관리라면 ISO 9001, 정보보안이면 ISO/IEC 27001, 리스크관리는 IUSO 31000 등 국제 표준이 있어. 

다른데 검색하지 말고: ISO - International Organization for Standardization 에 가서 소속사나 직무에 따라 검색해봐.